某大型生產(chǎn)企業(yè)流程管理咨詢項(xiàng)目成功案例紀(jì)實(shí)

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——把握流程節(jié)點(diǎn)，提高組織工作效率

【客戶行業(yè)】生產(chǎn)制造業(yè)

【問(wèn)題類(lèi)型】流程管理

【客戶背景】

某大型生產(chǎn)企業(yè)，是2000年成立的民營(yíng)鋼鐵生產(chǎn)制造型企業(yè)，是目前國(guó)內(nèi)最具規(guī)模的、具有完全自主知識(shí)產(chǎn)權(quán)及先進(jìn)研發(fā)能力的生產(chǎn)企業(yè)。現(xiàn)有職工近萬(wàn)人，崗位類(lèi)別分別為生產(chǎn)類(lèi)、技術(shù)類(lèi)、銷(xiāo)售類(lèi)、職能管理類(lèi)等。

近幾年隨著企業(yè)的不斷發(fā)展、人數(shù)增加，以往“重經(jīng)營(yíng)輕管理”的管理方式逐漸暴露出一些問(wèn)題，大家都感覺(jué)到企業(yè)出現(xiàn)了“大企業(yè)病”，雖然是民營(yíng)企業(yè)，卻感覺(jué)到效率低下、流程繁瑣。比如，在企業(yè)中雖然有具體工作流程，但是往往是老板一句話，就脫離了流程規(guī)定，與制度性的規(guī)范脫節(jié)；部門(mén)之間協(xié)作程度不高，需要多個(gè)部門(mén)一起協(xié)作時(shí)，往往需要多次催促或者領(lǐng)導(dǎo)施壓，才能完成；在公司想辦一件簡(jiǎn)單的事情都需要層層審批上報(bào)，效率很低……這些問(wèn)題對(duì)企業(yè)整體工作效率的提高有著很大的阻礙影響，也令企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)很頭疼。經(jīng)過(guò)企業(yè)高層領(lǐng)導(dǎo)商討，決定與人力資源管理咨詢專(zhuān)家——華恒智信展開(kāi)合作，幫助企業(yè)改變現(xiàn)狀，脫離因?yàn)榱鞒虇?wèn)題給企業(yè)帶來(lái)效率降低的桎梏。

【華恒智信分析解讀】

經(jīng)過(guò)與該企業(yè)各層級(jí)管理人員的認(rèn)真溝通交流，華恒智信咨詢師團(tuán)隊(duì)認(rèn)為企業(yè)內(nèi)部工作流程存在的問(wèn)題主要體現(xiàn)在以下幾個(gè)方面：

一、人治大于法治，規(guī)范性不足

通過(guò)調(diào)研了解到，雖然公司目前有具體的工作流程，但是與實(shí)際開(kāi)展的工作脫節(jié)。比如，公司內(nèi)部的評(píng)獎(jiǎng)評(píng)優(yōu)原本有一套規(guī)范流程，包括參選資格、評(píng)選標(biāo)準(zhǔn)、評(píng)選方法、公示結(jié)果等，但在實(shí)際開(kāi)展中，往往由老板一人決定，老板認(rèn)為某個(gè)人表現(xiàn)優(yōu)秀、工作努力，就直接把獎(jiǎng)勵(lì)和榮譽(yù)給到某個(gè)人，比較主觀，導(dǎo)致下次也不再按照評(píng)選流程來(lái)，對(duì)其他員工缺少一定的公平性。久而久之，大家對(duì)公司的規(guī)章制度不重視，認(rèn)為由老板一人決定，導(dǎo)致制定的流程形式化、缺乏應(yīng)用的規(guī)范性。

二、部門(mén)合作困難，橫向協(xié)作程度低

在一個(gè)團(tuán)隊(duì)中，橫向協(xié)作是高效實(shí)現(xiàn)組織目標(biāo)和績(jī)效提升的關(guān)鍵。在該企業(yè)中，各部門(mén)之間的協(xié)作依賴于人與人之間的關(guān)系，只要涉及多部門(mén)協(xié)作，就需要不斷催促甚至領(lǐng)導(dǎo)施壓才能勉強(qiáng)完成。此外，該企業(yè)分工過(guò)細(xì)，一個(gè)事情的處理過(guò)程需要由多個(gè)部門(mén)合力完成，運(yùn)作的時(shí)間長(zhǎng)、成本高，信息在各部門(mén)流通時(shí)有需要花費(fèi)大量的時(shí)間和精力進(jìn)行溝通、交流。每個(gè)部門(mén)都認(rèn)為自己很忙，對(duì)需要合力完成的事務(wù)，可能不能優(yōu)先處理。因此，該企業(yè)內(nèi)部部門(mén)之間橫向合作十分困難，協(xié)作程度低。

三、工作往往需要層層匯報(bào)，效率低下

通過(guò)調(diào)研了解到，該企業(yè)的縱向?qū)哟芜^(guò)多，導(dǎo)致機(jī)構(gòu)臃腫，辦事效率低下，一件很簡(jiǎn)單的業(yè)務(wù)，需要層層上報(bào)。比如，簡(jiǎn)單的臨時(shí)采購(gòu)事務(wù)，需要部門(mén)先提交采購(gòu)需求申請(qǐng)，上報(bào)到行政部門(mén)，行政部門(mén)需要上報(bào)給相關(guān)管理層，管理層需要開(kāi)會(huì)討論，將結(jié)果反饋給采購(gòu)部門(mén)，采購(gòu)部門(mén)和行政部門(mén)溝通細(xì)節(jié)，再進(jìn)行采購(gòu)，在此過(guò)程中，還需要和財(cái)務(wù)部門(mén)做好協(xié)調(diào)工作。過(guò)程中，領(lǐng)導(dǎo)的時(shí)間被大量占用，動(dòng)不動(dòng)就要找領(lǐng)導(dǎo)簽字。簡(jiǎn)單的事情，處理流程尚且如此繁瑣，何況較為復(fù)雜的事情。因此，該企業(yè)的員工反映，想要在公司做事很難，需要層層上報(bào)審批，比較麻煩，工作效率很低。

【華恒智信解決對(duì)策】

一、在開(kāi)展工作中逐步變?nèi)酥螢榉ㄖ?/strong>

由于民營(yíng)企業(yè)的現(xiàn)實(shí)問(wèn)題，突然變?nèi)酥螢榉ㄖ伪容^困難，在實(shí)施過(guò)程中也無(wú)法立竿見(jiàn)影。因此，華恒智信建議該企業(yè)逐步開(kāi)展規(guī)范化的法治工作。在日常的開(kāi)展中，提高溝通意識(shí)，重要決策多進(jìn)行開(kāi)會(huì)決議；對(duì)于公司制度已有的規(guī)范制度，確保按照規(guī)定公正執(zhí)行。華恒智信通過(guò)與領(lǐng)導(dǎo)溝通，反饋大家的意見(jiàn)，在領(lǐng)導(dǎo)的牽頭作用下，逐步建立規(guī)范化的流程體系，保障公司穩(wěn)定運(yùn)行。

二、固化工作協(xié)作的時(shí)間要求，建立橫向協(xié)作表

針對(duì)該公司橫向協(xié)作困難的問(wèn)題，華恒智信建議：固化工作流程節(jié)點(diǎn)，建立橫向協(xié)作表。

在開(kāi)展工作時(shí)，對(duì)需要多部門(mén)協(xié)作完成的事務(wù)進(jìn)行梳理，并規(guī)范完成時(shí)間，比如報(bào)銷(xiāo)業(yè)務(wù)，各部門(mén)需要在采購(gòu)后一周內(nèi)把花費(fèi)發(fā)票、收據(jù)等憑證上交給財(cái)務(wù)部門(mén)，財(cái)務(wù)部門(mén)一周內(nèi)完成報(bào)銷(xiāo)業(yè)務(wù)。通過(guò)明確工作完成時(shí)間，能夠?qū)Ω鞑块T(mén)起到規(guī)范和約束作用，提高協(xié)作效率。

為了快速建立規(guī)范，項(xiàng)目組建議各部門(mén)梳理建立橫向協(xié)作表，能夠幫助各崗位清晰地了解每項(xiàng)工作的主要負(fù)責(zé)部門(mén)、協(xié)作部門(mén)、工作進(jìn)度、完成情況、截止日期等。通過(guò)建立橫向協(xié)作表，約定協(xié)作事項(xiàng)的時(shí)間、標(biāo)準(zhǔn)、對(duì)接人，能夠提高協(xié)作效率。同時(shí)，能夠促進(jìn)信息和資源的共享，使工作能夠高效完成。

三、針對(duì)工作的緊要程度，適當(dāng)授權(quán)，建立分級(jí)報(bào)備審批機(jī)制

針對(duì)該公司縱向流程節(jié)點(diǎn)過(guò)多，造成效率低下的問(wèn)題，華恒智信建議根據(jù)事務(wù)的重要程度不同，適當(dāng)授權(quán)。針對(duì)關(guān)鍵問(wèn)題、緊要問(wèn)題、關(guān)乎企業(yè)戰(zhàn)略發(fā)展的重大問(wèn)題，要走正常的流程，層層審批、管理者討論決定；針對(duì)一般事務(wù)，變審批為告知。比如，公司的正常工作安排、招聘計(jì)劃的落實(shí)情況等，可以由部門(mén)負(fù)責(zé)人直接信息告知老板即可，不必等待簽字決策；對(duì)于一些簡(jiǎn)單問(wèn)題的處理，比如一定金額以內(nèi)的辦公用品的采購(gòu)等可以直接授權(quán)給相關(guān)部門(mén)負(fù)責(zé)人，由部門(mén)負(fù)責(zé)人全權(quán)決定。

【華恒智信總結(jié)】

流程管理，是保證工作效率提高的關(guān)鍵；只有將流程中的各個(gè)節(jié)點(diǎn)把握好，才可以將工作做的更順暢，讓人員的效率迅速提高。在本案例中，該企業(yè)由于管理流程不合理，引發(fā)一些問(wèn)題，比如，實(shí)際工作與制定的規(guī)范脫節(jié)，導(dǎo)致人治大于法治；橫向協(xié)作困難，大部分依靠人和人之間的關(guān)系，關(guān)系熟悉就樂(lè)于幫忙，不熟悉就不斷推遲進(jìn)展；縱向節(jié)點(diǎn)過(guò)多，導(dǎo)致處理一件簡(jiǎn)單的事情需要層層審批上報(bào)，效率極低。針對(duì)這些問(wèn)題，華恒智信建議：加強(qiáng)溝通意識(shí)，確保按照公司已有制度執(zhí)行工作;建立橫向協(xié)作表，把握工作完成時(shí)間；根據(jù)事務(wù)的輕重緩急，進(jìn)行分類(lèi)處理。

完善工作流程，從民主決議、節(jié)點(diǎn)把控、分權(quán)授權(quán)角度提高組織績(jī)效。在二八原則的指導(dǎo)下，對(duì)每一步關(guān)鍵點(diǎn)加以控制，對(duì)非關(guān)鍵點(diǎn)靈活處理，能夠提高組織團(tuán)隊(duì)協(xié)作程度、工作效率，并實(shí)現(xiàn)組織整體績(jī)效提升的良好效果。

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