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工作分析是HR的一項(xiàng)極重要功能，它與人力資源管理的許多活動(dòng)都有關(guān)連。在學(xué)理上，工作設(shè)計(jì)、工作分析、及工作說明與工作規(guī)范均圍繞著”工作”來進(jìn)行，但以公司現(xiàn)況，在工作設(shè)計(jì)上較無法去改變，唯從工作分析上來評(píng)價(jià)一個(gè)工作職位的存在價(jià)值確實(shí)是可行的，甚而透過合理的分析更可達(dá)到工作豐富化與多樣化之目的。其實(shí)工作分析提供了一個(gè)架構(gòu)，去描述透過這樣的分析工作可以讓HR人員得到許多的相關(guān)訊息并將企業(yè)中各項(xiàng)工作之內(nèi)容、責(zé)任、性質(zhì)與員工所應(yīng)具備的基條件，包括知識(shí)、能力等加以研究分析的過程。而有系統(tǒng)的的工作分析必須依下列項(xiàng)目來進(jìn)行，通常稱為「工作分析公式(job analysis formula)」，即：員工為什么要做？(目的；why)；員工要做什么？(內(nèi)容；what);員工如何做？(方法；how)；所需技術(shù)如何？(程度；skill)。換言之，工作分析是一種在組織內(nèi)所執(zhí)行的管理活動(dòng)，專注于收集、分析、整合工作相關(guān)信息，以提供組織規(guī)劃與設(shè)計(jì)、人力資源管理及其它管理機(jī)能的基礎(chǔ)。
一個(gè)公司的人力需求，在此一公司未具規(guī)模時(shí)，往往視老板的財(cái)力與公司業(yè)務(wù)拓展?fàn)顩r來訂定，亦即無規(guī)則可循，而其需求可能僅是季節(jié)性或臨時(shí)性之工作需求，而未經(jīng)評(píng)估引進(jìn)一群人，若公司財(cái)力與業(yè)務(wù)拓展許可或許仍能繼續(xù)提供就業(yè)機(jī)會(huì)，若業(yè)務(wù)緊縮或經(jīng)營環(huán)境變遷，則容易因此而造成裁員、資遣等現(xiàn)象，進(jìn)而引發(fā)社會(huì)問題。但人力需求之多寡除經(jīng)優(yōu)質(zhì)之工作設(shè)計(jì)外，完善的工作分析亦能除卻找錯(cuò)人、多找人等經(jīng)營上之不良進(jìn)用情形。
工作分析的目的
工作分析的主要目的有以下各項(xiàng)，茲分別說明之：
一、組織規(guī)劃
人力資源規(guī)劃者在動(dòng)態(tài)的環(huán)境中分析組織的人力需求，所以必須要獲得廣泛的信息。在組織內(nèi)工作任務(wù)的分配狀況可從工作分析中得到較詳細(xì)的資料，根據(jù)這些資料可以作為利潤分配時(shí)的準(zhǔn)繩。另外在組織不斷發(fā)展中，工作分析可作為預(yù)測工作變更上的基本資料，并且可讓該職位上的員工或其主管預(yù)先進(jìn)行準(zhǔn)備因應(yīng)改變后的相關(guān)工作。
二、工作評(píng)價(jià)
工作評(píng)價(jià)依賴工作分析以說明所有工作之需要條件與其職務(wù)，以說明工作間之相互關(guān)系；并指出哪一部門應(yīng)包含何種類型之工作。如缺乏此等決定工作相對(duì)價(jià)值之事實(shí)資料，則評(píng)價(jià)人員單憑書面之定義，以從事于縝密的評(píng)價(jià)工作是不可能的。
三、召募征選
說明專業(yè)知識(shí)技能的標(biāo)準(zhǔn)，以及相關(guān)工作經(jīng)驗(yàn)的要求，可以作為雇用該職位新進(jìn)員工的考量標(biāo)準(zhǔn)，而且在招考新進(jìn)人員時(shí)，用人單位可就工作分析當(dāng)中所得到的職掌范圍內(nèi)所需之專業(yè)技能制作筆試、口試或?qū)嵶鳒y驗(yàn)試題，以測出應(yīng)征者之實(shí)力，是否符合該職位之需求。
四、建立標(biāo)準(zhǔn)
工作分析可提供機(jī)構(gòu)中所有工作之完整資料，對(duì)各項(xiàng)工作的描述都有清晰明確的全貌，故可指出錯(cuò)誤或重復(fù)之工作程序，以發(fā)覺其工作程序所需改進(jìn)之處。所以工作分析可謂為簡化工作與改善程序之主要依據(jù)。
五、員工任用
人力資源部門在選拔或任用員工時(shí)，需藉工作分析之指導(dǎo)，才能了解那些職位需要哪些知識(shí)或技術(shù)，以及如何將適當(dāng)?shù)娜瞬虐才庞谶m當(dāng)?shù)穆毼簧稀?br />
六、職涯管理
在既定的工作架構(gòu)及內(nèi)容下，從“縱”方面去整合上工程及下工程的工作，以達(dá)到『工作豐富化』：而在既定的工作架構(gòu)及內(nèi)容下，從“橫”方面去增列相關(guān)度較高的不同工作，以達(dá)到『工作多樣化』；作為教育訓(xùn)練規(guī)劃及訓(xùn)練需求調(diào)查的基準(zhǔn)，以遴選出需要訓(xùn)練的員工，再依組織之需求及員工個(gè)人能力與興趣，提供訓(xùn)練發(fā)展之機(jī)會(huì)，并作為員工職業(yè)生涯規(guī)劃的重要參考資料。
七、訓(xùn)練
工作分析之說明，列出所需職務(wù)、責(zé)任與資格，在指示訓(xùn)練工作上有相當(dāng)?shù)膬r(jià)值。有效的訓(xùn)練計(jì)劃需要有關(guān)工作的詳細(xì)資料，它可提供有關(guān)準(zhǔn)備和訓(xùn)練計(jì)畫所應(yīng)安排的資料，諸如訓(xùn)練課程之內(nèi)容、所需訓(xùn)練之時(shí)間、訓(xùn)練人員之遴選等。
八、績效評(píng)估：
績效評(píng)估指的是將員工的實(shí)際績效與組織的期望做一比較。而透過工作分析可以決定出績效標(biāo)準(zhǔn)及來設(shè)定各項(xiàng)加權(quán)比重及績效考核制度中的評(píng)量標(biāo)準(zhǔn)與公司經(jīng)營總目標(biāo)、員工個(gè)人調(diào)薪標(biāo)準(zhǔn)結(jié)合。
九、其它：
工作經(jīng)過詳細(xì)分析后，還有許多其它的效用，如有助于工作權(quán)責(zé)權(quán)范圍的劃定；改善勞資關(guān)系，避免員工雙方無方因工作內(nèi)容定義不清晰而產(chǎn)生的抱怨及爭議。此外，工作分析亦有助于人力資源研究與管理、工作環(huán)境不適、人事經(jīng)費(fèi)、轉(zhuǎn)調(diào)與升遷等問題都有莫大的助益。
工作分析的方法
一、重大事件法：是由熟悉工作的專家去找出工作中對(duì)績效有重大影響的行為
二、面談式：可以采個(gè)人、小組的方式來進(jìn)行，其進(jìn)行的原則為：
(一)與主管密切配合
(二)與被面談?wù)弑M速建立融洽的氣氛
(三)準(zhǔn)備完整的問題表格
(四)要求對(duì)方依工作重要性程度依序列出
(五)收集妥后之資料讓任職者及其上司閱覽，以利補(bǔ)修。
三、工作條件法：是研究工作者本身的信息，由SME去定義工作所需的知識(shí)、技能、態(tài)度、及個(gè)人特質(zhì)。并將每種要素分為四種尺度，讓員工在從事一項(xiàng)新工作時(shí)知道所必須具備的技能是什么，以及應(yīng)該接受的訓(xùn)練有那些。
四、能力需求量表：強(qiáng)調(diào)個(gè)人特質(zhì)勝過工作特質(zhì)，但和工作事件方法不一樣，因?yàn)榱勘聿⒉皇菢?biāo)準(zhǔn)化的格式。這種方法使用一系列的行為錨定量表去測量去衡量在37種能力指數(shù)中，某工作需要的多寡。此方法提供給工作者一個(gè)標(biāo)準(zhǔn)化的信息。
五、工作存量法：是由SME設(shè)計(jì)一張任務(wù)列表，然后依照每個(gè)任務(wù)所需花費(fèi)的時(shí)間多寡、相對(duì)的重要性。去給予比重，這些比重是由計(jì)算機(jī)分析得知。
六、職位分析問卷：包含194項(xiàng)目，代表工作的行為、條件、特征，可將寬廣多樣的工作一般化。分為六大內(nèi)容:信息輸入：工作者在何處與如何得到工作必要的信息;心里過程：在工作中推論、決策、計(jì)畫、處理信息過程;工作輸出：在工作中物質(zhì)的活動(dòng)，使用工具裝置;與他人關(guān)系：在工作中與他人的關(guān)系�！ぷ鲀�(nèi)容：物質(zhì)的與社會(huì)的內(nèi)容;其它特征：與上述提過的活動(dòng)、條件、特征不同，但與工作有關(guān)。
七、范圍試驗(yàn)研究：是由SME找出工作中達(dá)到績效所需的KSAOs，再由重要性或所需花費(fèi)的時(shí)間去評(píng)定它。
八、功能性的工作分析：以一個(gè)標(biāo)準(zhǔn)化的格式去搜集工作的細(xì)部信息，然后依照工作的功能等級(jí)或功能導(dǎo)向去評(píng)定它。
九、門檻特質(zhì)分析：分為三種，第一為需求及工作分析(DATA)說明工作任務(wù)，第二標(biāo)準(zhǔn)工作特質(zhì)(STA)說明所需特質(zhì)，最后是技術(shù)職能分析(TCA)說明所需技術(shù)。
工作分析的步驟
1.決定用途：
(1)非計(jì)量性適合編寫職位說明書
(2)計(jì)量性-可比較各工作的數(shù)值以利薪酬高低考慮
2.收集背景資料：就現(xiàn)有組織圖、流程圖及職位說明書了解所欲分析工作的各種關(guān)系
3.選擇代表性的職位
4.收集各種工作分析的資料
5.讓任職者與其上司認(rèn)可收集到的資料
6.編寫職位（工作）說明書
通常工作分析會(huì)產(chǎn)出兩種信息：工作說明書、工作規(guī)范
工作說明書與工作規(guī)范最大的不同，在于工作說明書是以「工作」為主角，而工作規(guī)范是以擔(dān)任某工作的「員工」為主角。
一、工作說明書：是一個(gè)工作有關(guān)任務(wù)、職責(zé)、與責(zé)任的窗體，它描繪出某特定工作內(nèi)的任務(wù)、責(zé)任、工作情況與活動(dòng)，為工作分析后的書面摘要。
典型的工作說明書內(nèi)容常包括工作基本資料(名稱、類別、部門、日期)、工作摘要(目 標(biāo)、角色)、直屬主管、監(jiān)督范圍、工作職責(zé)(每日、定期、不定期)等，有些工作說明書會(huì)把工作規(guī)范(Job specification)的內(nèi)容一并納入。
二、工作規(guī)范：員工在執(zhí)行工作上所需具備的知識(shí)、技術(shù)、能力、和其它特征的清單，工作規(guī)范是工做分析的另一項(xiàng)成果，有時(shí)與工作說明書并不分開；主要包括工作行為中被認(rèn)為非常重要之個(gè)人特質(zhì)，針對(duì)『什么樣的人適合此工作』而寫，乃人員甄選的基礎(chǔ)，內(nèi)容以工作所需的知識(shí)、技術(shù)、能力為主。
工作說明書是在描述工作，而工作規(guī)范則是在描述工作所需之人員資格，工作規(guī)范主要是以指導(dǎo)如何招募和選用人員；目前大部份為簡化計(jì)，工作說明書與工作規(guī)范兩者多予合并，工作規(guī)范乃成為工作說明書中職位擔(dān)任人員之所需資格條件之一項(xiàng)。
從工作分析談人力需求，其有正面之意義，人力資源部門在做各項(xiàng)精確預(yù)估人力需求時(shí)應(yīng)以明確有效的資料或統(tǒng)計(jì)或報(bào)告來支撐，在幕僚作業(yè)工作較無法量化情形下唯有靠詳盡的工作分析才能訂出需求人力與所需人力規(guī)格，所以，我們應(yīng)體認(rèn)人力需求應(yīng)建立在科學(xué)化的分析技巧上，而不應(yīng)植基在憑直覺的經(jīng)營模式，因?yàn)樾枨笕藬?shù)一確定，隨之而來的則是每月固定的用人費(fèi)用(包含：招募、訓(xùn)練及其它庶務(wù)性費(fèi)用與薪資)，所以，一份好的工作分析有助于一個(gè)公司透過人力資源管理運(yùn)作與本身公司政策搭配來提升人力素質(zhì)(包含：人力需求制定、同仁效率、同仁對(duì)公司向心力等)，當(dāng)然公司之工作分析亦應(yīng)隨時(shí)空移轉(zhuǎn)而隨時(shí)更新，更新之同時(shí)本身即具有工作重新定位與工作重分配之效果，藉此來平衡內(nèi)部組織氣氛；人力資源之良窳將是未來競爭之決勝武器與最佳競爭利器，人力資源部門更應(yīng)調(diào)適自我在策略性人力資源管理與作業(yè)性人力資源管理上之比重，以公司政策為導(dǎo)向，以長期遠(yuǎn)光為公司培育繼起之人才，而不應(yīng)拘泥于行政作業(yè)之束縛，十倍速時(shí)代的來臨告訴我們，無法趕上時(shí)代進(jìn)步腳步的公司將為時(shí)代所淘汰，面對(duì)公司未來人需求，人力資源單位更應(yīng)妥為規(guī)劃與因應(yīng)，塑造出最佳與最具競爭力的團(tuán)隊(duì)將是我們非常重要的使命。
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