[轉(zhuǎn)貼] 項目辦公室成功的七大秘訣

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作者：Thomas R. Block   提交人：[Thomas R. Block]   屬性：提交人轉(zhuǎn)載   發(fā)布時間：2004-5-10

本文由項目管理者聯(lián)盟(PMU)翻譯組翻譯
翻譯：余兆成(satlite@263.net)
作者：Thomas R. Block, PMP

    本文的目的：在1998年三月份PM網(wǎng)絡的文章--“項目辦公室現(xiàn)象”中，作者討論了項目辦公室的目的和功能以及如何向高級管理層推銷項目辦公室理念。本文將帶領(lǐng)讀者進入下一步。

    1．簡介

    假如你有一個項目辦公室，你將如何去運營它？項目辦公室的遠景是在組織內(nèi)部推廣項目管理知識使其成為企業(yè)文化的一部分。項目辦公室一旦建立，高級管理層就會想獲得立即成果，即使在形成這種局面此之前得好幾年他們曾經(jīng)忽略、反對它�，F(xiàn)實要求項目辦公室必須對組織的需求迅速回應，但是，快速的修正措施并不能持續(xù)很長時間，很快整個組織又陷入混亂狀態(tài)。雖然項目辦公室在項目管理中是一個穩(wěn)定的力量，它必須在保持長期目標的同時獲得立即成果。而保持長期遠景目標的同時能夠獲得立即成果的七大秘訣是：

    ·控制失控的項目
    ·幫助啟動項目并建立一個估算和風險流程
    ·評審并管理項目卷宗
    ·進行項目評審和審核
    ·組織和管理資源池
    ·識別并培養(yǎng)項目經(jīng)理項目經(jīng)理博客
    ·建立和加強項目管理過程

    項目辦公室在貫徹這七個項目管理新理念時依據(jù)的哲學基礎(chǔ)如下：
    ·簡單就是力量
    ·標準化帶來靈活性
    ·一致意味著成功

    它們并不矛盾。實事是，推銷一個簡單的理念比復雜的理念要容易。標準化過程為項目經(jīng)理提供更多的時間來關(guān)注重要的事項，而一致地實行好的項目管理將為項目帶來成功并最終為阻止帶來成功。所有的這七個秘訣應該被牢記以實現(xiàn)長期的遠景目標。雖然這七個秘訣是關(guān)聯(lián)的，它們并不一定要同時開始。那么讓我們從那個能夠獲得立即成果以及能夠為項目辦公室?guī)�來聲譽的那一條開始吧。

    2．失控項目的控制

    為了獲得立即的成果，項目辦公室應該采取的第一個行動是控制失控的項目。大多數(shù)組織都有一些失控的項目。有些組織承認這一點有些則不然。把失控的項目重新扳回到正確的軌道上來將為項目辦公室?guī)�來好的聲譽。如果組織拒絕承認存在失控的項目，那么去尋找失控項目的一些警告跡象。失控項目的一些警告跡象如下：

    ·不充分的項目計劃項目管理培訓
    ·錯誤的任務管理
    ·糟糕的報告和交流項目經(jīng)理圈子
    ·不經(jīng)常的狀態(tài)報告會議
    ·不足的文檔
    ·突然的時間表變更
    ·項目組織渙散
    ·混亂的業(yè)務目標
    ·極端的項目復雜性
    ·不斷上升的投入
    ·過多的項目會議

    一旦項目辦公室確定了失控的項目，下一個步驟是向其提供幫助。如果失控的項目不止一個，項目辦公室應當將注意力集中在優(yōu)先級最高的項目上。通常，支持關(guān)鍵業(yè)務目標的項目會吸引高級管理層的注意。但是，不是所有的項目經(jīng)樂意接受幫助，原因僅僅是項目處于困境并不意味著項目經(jīng)理希望得到幫助。許多項目經(jīng)理相信問題是暫時的并且將很快得以解決。他們的獨立、傲慢的態(tài)度經(jīng)常是項目即將失敗的主要原因。正如項目辦公室所顧慮的那樣，許多失控的項目是不可回復的且必須完全重新組織重新計劃。項目辦公室應當意識到失控項目的這種氣氛和形勢。比如說，以下的諸多情況將會出現(xiàn)：

    ·項目內(nèi)的溝通不良
    ·士氣低下的骨干人員已經(jīng)逃離或者正在逃離
    ·項目交付推遲
    ·項目范圍失控
    ·投資不斷上升
    ·項目計劃已經(jīng)完全被遺棄
    ·項目成員陷入無休止的會議之中
    ·客戶失去信心，經(jīng)常過問一些越來越具體的的細節(jié)

    假如提供綠燈的話，項目辦公室可以通過許多方式為失控項目提供幫助。首先，項目辦公室可以進行評估并向項目經(jīng)理提交評估結(jié)果以利于項目實施。雖然這是具有吸引力且威脅更少的方式，這種解決方案很少奏效，因為項目團隊早已負擔過重了。第二，項目辦公室可以為項目團隊共同工作為提出補救計劃并實施這個計劃提供咨詢和指導。補救計劃應當與其他項目人工以并安排。不幸的是，這將進一步推遲交付日期并將給有關(guān)方面造成更大的震動。雖然這些方案可能奏效，通常，項目可能在某一個點上被中止以重新分組、組織或計劃。

    3．幫助啟動項目并建立估算和風險過程

    許多組織無法在三個限制的范圍內(nèi)完成項目，因而項目失控是件常事而非例外。俗話說“一分防勝過十分補”，項目辦公室應該關(guān)注正在啟動的項目以防止將來的失敗和補救。項目不是在一夜之間就失敗的，普遍是一段時間一點點的走向失敗的。通常，項目偏離軌道的幅度是如此的微小以至于難于察覺，項目辦公室不愿意追蹤這些蛛絲馬跡因此它必然會走向失敗項目的道路上來。更安全的說法是如果項目開始得當?shù)脑挘�它的成功概率就會大一些。因此，項目辦公室必須立即開始幫助新項目的啟動，這樣才能獲得服務有價值的聲譽。

    開始的時候，項目辦公室應該為所有的新項目建立一個包括估算與風險管理在內(nèi)的項目管理流程。項目辦公室應當鼓勵項目經(jīng)理使用最少的、必備的工具和技術(shù)來控制項目并對即將來臨的問題提出預警。應當在項目的規(guī)劃階段開始建立控制項目和保持活力的工具并在每個后續(xù)的項目狀態(tài)會議上進行評估。在項目執(zhí)行過程中，項目規(guī)劃階段建立的東西都不應該被忽略或拋棄。成功的要爵士強調(diào)簡潔以及最少的項目控制必備工具。

    項目失敗的主要原因之一是不良的、不一致的估算。利用WBS結(jié)構(gòu)和自下而上的估算方法是對項目實施一致估算的簡單方式之一。除了估算過程外，項目辦公室應該建立一個簡單的風險過程對事件發(fā)生的順序和發(fā)生的概率進行估算。使用縮寫RAID是一泓簡單的提醒方式以促使項目經(jīng)理開始界定風險、假設(shè)、內(nèi)容和定義。在項目啟動階段哪怕是僅僅考慮以下項目風險都是有幫助的。此外，項目辦公室應當負起領(lǐng)導責任尋找能夠滿足組織的估算和風險需求的軟件包。

    4．評審并管理項目卷宗

    項目辦公室在項目業(yè)務量過程中發(fā)揮著主要租用。作為許多項目管理的重點，它是項目辦公室參與從項目的開始到結(jié)束整個過程的主要原因。項目辦公室可以建立完整的項目業(yè)務量過程或者確保它們被包含在現(xiàn)有的過程中。項目卷宗管理過程包括兩部分--項目選擇和卷宗評審。建立項目卷宗過程的第一個挑戰(zhàn)就是查清現(xiàn)存的項目以及它們是如何啟動的。在開始的時候評估選擇項目是如何完成的并用最佳案例完成這個過程（如項目優(yōu)化）是深思熟慮的。項目辦公室還應當提議建立由業(yè)務部門和IT組織高級管理人員項目選擇和審核委員會。項目選擇和審核的領(lǐng)域可能是十分的政治性的，因此項目辦公室應該謹慎的應對這個挑戰(zhàn)。大多組織重視項目選擇但是很少組織有一個一致的審核過程。項目辦公室項目辦公室應當提供管理支持，項目辦公室領(lǐng)導應當主持每個月四次的卷宗審核會議。為了召開這個會議，項目經(jīng)理應當搜集和整理項目數(shù)據(jù)，并在會議上提交給審核委員會。會議的目的是審核項目狀態(tài)是否按照計劃進行并決定項目是否繼續(xù)。整個項目卷宗的Mix應該能夠給組織提供最高的投資回報率ROI，如果不是這樣的話，審核委員會應當立即決定推遲或者中止項目并尋找其他機會。通過中止或者推遲來減少卷宗中活躍項目的個數(shù)將對其他的項目有積極的影響并將哦打組織的聲譽。例如，在 USA Today (October 1, 1998)中, Novell 的CEO Eric Schmidt, 說過他曾經(jīng)把Novell工程師工作的項目從幾百個削減到幾十個。結(jié)果， Novell的核心產(chǎn)品--NetWare 5比預定日期提前10天交付審核。

    5．進行項目評審和稽核

    項目評審和稽核與項目卷宗的審核不同。項目辦公室是將項目評審和稽核與項目作為提高項目運作質(zhì)量的擁護者。它還具有對潛在的風險提供早期預警的作用。在不斷前進過程中蘊含的導致失敗的趨勢通常易于被非項目管理人所察覺 我們獲得的教訓就是我們不吸取教訓 ）。項目評審和稽核應當在項目規(guī)劃階段開始，并在整個項目中持續(xù)進行。在項目規(guī)劃階段，由與項目沒有直接關(guān)系的專家組成的審核小組可以提供有價值的洞察和指導。項目評審和稽核在脆弱的項目初期經(jīng)常進行。由于它將占用項目的時間，因此在項目過程中英港將其列入項目計劃。這些審核不是隔靴搔癢而，其目的是為項目經(jīng)理提供幫助。當項目成熟后，審核可以從每個月一次改為每季度一次。在項目評審和稽核中獲得的教訓應當在項目經(jīng)理中共享并用于改進項目管理過程、培訓課程和指導教程，此外，項目辦公室應當在主頁上貼出獲得的教訓。經(jīng)驗表明，很少組織能夠適當?shù)奶幚斫逃�，以至于連續(xù)不斷的犯錯誤或者重蹈覆轍。

    6．組織并管理資源池

    現(xiàn)在大多數(shù)組織面臨的最大難題是缺乏能夠按照計劃完成任務的熟練人才，在IT機構(gòu)中尤其嚴重。在缺乏訓練有素的項目經(jīng)理和項目數(shù)目增加時，情況進一步惡化。Y2K問題已經(jīng)導致了包括IT支持在內(nèi)的項目的延期。在許多機構(gòu)內(nèi)的業(yè)務部門已經(jīng)對IT部門失去了耐心和信心。他們不會去尋找項目無法成功的原因而只關(guān)心結(jié)果。大多項目經(jīng)理聲稱缺乏足夠的及時的資源以及急需的技術(shù)時項目失敗的主要原因。

    但是在大多數(shù)的項目中，主要的支出在與人員的投入，而人員的投入又導致了人員危機。在Information Week上刊登的研究表明，IT項目75%的預算花費在人員上面。雖然人員花費不象建筑或者飛機制造那樣高，但是這并不意味著它是不重要的且不需要更好的控制。矩陣管理已經(jīng)被提出來作為治療人力資源匱乏的藥方，但是它存在嚴重的缺點。在多項目環(huán)境中，如果沒有集中的人力資源控制，矩陣管理很難實施。而Cutter Group最近研究發(fā)現(xiàn)40%的IT部門所進行的項目羽企業(yè)的業(yè)務目標毫無聯(lián)系，這無疑使問題變得更加復雜。項目管理培訓
    總之，許多組織人力資源缺乏，然而他們所擁有的人力資源的相當一部分正在從事不會給組織帶來價值的項目。這些事實表明，需要更好的控制人力資源。在多項目環(huán)境中，這個問題更加嚴重。由于人力資源匱乏而進行的競爭可能變得十分尖銳。可能存在這樣的例子，有些項目經(jīng)理雪藏了一些資源而另外一些項目經(jīng)理焦頭爛額的尋找合適的熟練人手或者干脆勉強湊合著。項目辦公室在這方面可以發(fā)揮巨大的幫助作用，它可以隊可為項目所使用的人力資源的集中管理和控制。

    在某些組織中，對項目可使用的所有資源進行控制是一項具有挑戰(zhàn)性的任務。企業(yè)政治經(jīng)常會擾亂實際問題且會引發(fā)圈地戰(zhàn)爭。項目辦公室必須具有準確的、可信的實事來說服高級管理層：集中控制的項目資源池是一個英明的決策

    6．資源控制

    ·可供使用的人力資源目錄

·確定目前誰在管理著人力資源
    ·確定如何管理人力資源
    ·建立一個簡單的人力資源管理過程
    ·向所有的用戶傳播管理過程
    ·熟悉必需的資源管理軟件
    ·根據(jù)優(yōu)先級為各項目分配資源
    ·提供資源利用報告

    以上列舉的各項說明了一旦達成建立一個集中控制的資源數(shù)據(jù)庫的決定后，項目辦公室應該采取的步驟。沒有對現(xiàn)有可用的人力資源進行分析就選擇并贊成開始一個新項目的做法是愚蠢的。

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關(guān)鍵詞：辦公室 information Informatio formation informat 辦公室 項目

  7．鑒別并培養(yǎng)項目經(jīng)理
    為保持項目管理方法的一致性，項目辦公室應該與現(xiàn)在以及未來的項目經(jīng)理的培養(yǎng)建立聯(lián)系�；叵胍幌�，項目辦公室應該獲得短期的成效并保持長期的目標。項目辦公室最初考慮到是項目經(jīng)理的鑒別然后是他們的培養(yǎng)。鑒別并培養(yǎng)項目經(jīng)理是一個需要盡早著手準備的長期目標。在有些組織中，大多數(shù)的項目經(jīng)理屬于業(yè)務部門，因而鑒別項目經(jīng)理并考慮他們的培養(yǎng)可能又是一個激烈的政治話題。它也可能成為人力部門與培訓部門之間爭權(quán)奪勢的主題。
    當前，在很多資助中，越來越多的人意識到臨時的項目經(jīng)理對于公司的財務穩(wěn)定性來說代價太大。在項目經(jīng)理的培訓和實際工作安排之間存在一些差距，為了彌補這個差距，更多的公司正轉(zhuǎn)向為項目經(jīng)理提供指導。指導教師用于幫助項目經(jīng)理在短期內(nèi)完成陡峭的項目管理學習曲線。項目辦公室是提供指導教師的理想組織。
    指導滿足了個人發(fā)展的需要，并支援了培訓教程。到底需要多少的指導取決于每個人。指導課程有正式的和非正式的兩種。非正式的指導課程是與項目經(jīng)理的一對一討論。正式的指導課程類似于一個班級，班級以每個成員的項目中共同存在問題作為主題進行討論。這樣，指導教師加強了培訓課程和項目管理過程。項目辦公室為管理活動提供進度報告。應該注意的是，項目辦公室不應當為了進度報告而將指導者當作間諜。指導者的使命是提供幫助。那么，指導是否真的有效？項目辦公室應當定期詢問項目經(jīng)理，獲得指導的效果以及有關(guān)方面改進的報告。
    在缺乏大量人力以及培訓部門的小型組織中，項目辦公室在項目經(jīng)理的培養(yǎng)中扮演一個更重要的角色。
  另外，項目辦公室在為組織的員工提供項目管理培訓中扮演著重要的角色。項目辦公室履行這個角色的方式有多種。例如，它可以與培訓部門緊密合作，設(shè)計可以通過培訓部門提供的課程�；蛘�，項目辦公室可以教授課程或者挑選外方機構(gòu)設(shè)計并下發(fā)課程資料。
    最后，項目必須正面積極地傳達以下理念：作為項目經(jīng)理是在組織內(nèi)成功的途徑。做一個項目經(jīng)理不是人們躲避不做的，而是他們在要向企業(yè)內(nèi)升職所必須做的事情。大多數(shù)公司沒有認識到項目經(jīng)理是企業(yè)成功的關(guān)鍵。他們沒有給項目經(jīng)理合適的薪水，沒有給他們必須的獎勵，沒有理解項目經(jīng)理必須經(jīng)歷的困難。《財富》雜志把項目經(jīng)理視為一種事業(yè)選擇。Tom Peters在他的《解放管理》書中提出，項目管理是下一個千年企業(yè)生存和勝利的關(guān)鍵。顯然，在這個混亂的年代，項目管理提供了一條有效運營的重要方法。項目辦公室?guī)椭�組織確保他們能夠在漩渦中生存發(fā)展，而且他們能夠做到這一點。
    8．并改進項目管理環(huán)境
    項目辦公室推行的有效過程為組織提供穩(wěn)定的項目管理環(huán)境。這個過程包括項目選擇、項目啟動、項目策劃、項目執(zhí)行和項目終結(jié)。這個過程是培訓課程和指導計劃的基礎(chǔ)，它對組織的發(fā)展至關(guān)重要。這個簡單有效的過程包括了項目控制和未決問題預警的必備因素。項目經(jīng)理不需要一個400多頁的過程指南。大多的項目管理工具和技術(shù)都是簡單的，因此把這個過程弄得太復雜會導致它不被接受。這些是為復雜的人提供的簡單工具。建立一個項目管理過程只是萬里長征的第一步，更難的是如何執(zhí)行這個過程。它需要高級管理層的支持來創(chuàng)造一個項目管理環(huán)境，要所有的項目經(jīng)理與項目辦公室在項目上通力合作并在執(zhí)行過程中向項目辦公室提供報告。
    項目辦公室必須不斷強調(diào)，這個過程的循環(huán)最終會獲得更好的項目成果。它還必須確保所有的項目團隊擁有完成項目所必需的軟硬件。當項目辦公室負責為多個項目提供支持的時候，這一點更顯重要。項目辦公室還必須發(fā)起正面積極的溝通計劃，單單建立一個包含項目辦公室信息的項目辦公室Web網(wǎng)頁是不走的。溝通計劃必須強調(diào)一致過程和經(jīng)驗教訓的價值。項目辦公室必須建立一個面向所所有項目經(jīng)理的廣播網(wǎng)絡，向他們告知新的經(jīng)驗教訓、摸板和工具。
    項目辦公室必須堅持以改善過程的敏銳視覺來使用過程。它不是為了過程而過程，而是一個專注于可交付的、有成果的過程。例如，Gartner 小組的一項研究表明，隨著項目管理嚴密程度的增加，項目災難的概率下降。這個研究正是針對一個項目管理過程進行的。
    9．總結(jié)
    許多組織正不斷的努力去建立一個項目辦公室并進行必要的改進來達到成功的項目管理。這個文章提出了獲得成功的一個計劃。文章中提出的很多概念都不是新的。新的東西士相關(guān)七大秘訣的排序。現(xiàn)在，項目辦公室有了一個既有短期有又長期的正面積極的計劃，可以幫助組織實現(xiàn)企業(yè)戰(zhàn)略目標的同時提高項目管理。合理的實現(xiàn)這七個秘訣將為各業(yè)務部門、IT組織和項目辦公室提供一個共贏的局面。