企業(yè)如何有效考核行政管理人員？

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文/華恒智信分析員

一天晚上，索尼公司的董事長盛田昭夫按照慣例走進職工餐廳與職工一起就餐、聊天。忽然，他發(fā)現(xiàn)一位年輕職工郁郁寡歡，悶頭吃飯，誰也不理。于是，他就主動坐在這名員工對面，與他攀談。這個員工告訴他：“我畢業(yè)于東京大學(xué)，有一份待遇十分優(yōu)厚的工作。進入索尼之前，對索尼公司崇拜得發(fā)狂。當時，我認為我進入索尼，是我一生的最佳選擇。但是，現(xiàn)在才發(fā)現(xiàn)，我不是在為索尼工作，而是為課長干活。坦率地說，我這位課長是個無能之輩，更可悲的是，我所有的行動與建議都不得課長批準。我自己的一些小發(fā)明與改進，課長不僅不支持，還挖苦我癩蛤蟆想吃天鵝肉，有野心。我十分泄氣，心灰意冷。這就是索尼？這就是我的索尼？我居然要放棄了那份優(yōu)厚的工作來到這種地方！”不久，“內(nèi)部跳槽制”出臺。在索尼公司實行內(nèi)部招聘制度以后，有能力的人才大多能找到自己較中意的崗位，而且人力資源部門可以發(fā)現(xiàn)那些“流出”人才的上司所存在的問題。

盛田昭夫作為一位高級管理人員，不只是單純地坐在辦公室看員工提交的難斷真假的報告，臆想著公司的美好未來，而是能夠親自去基層與員工近距離地交談，聆聽他們最真實的聲音。但是故事中的課長，作為一個比較基層的行政管理人員，顯然沒有盡到其應(yīng)盡的義務(wù)，導(dǎo)致員工抱怨叢生，士氣不振，公司損失極大。從這個故事也可以看出，不同的行政管理人員的行政能力、態(tài)度參差不齊，對公司帶來的影響也各不相同，需要制定一套具有針對性的考核體系。

行政人員的工作在狹義上指以行政部為主，負責行政事務(wù)和辦公事務(wù)。包括相關(guān)制度的制定和執(zhí)行推動、日常辦公事務(wù)管理、辦公物品管理、文書資料管理、會議管理、涉外事務(wù)管理，還涉及出差、財產(chǎn)設(shè)備、生活福利、車輛、安全衛(wèi)生等。工作的最終目標一般有2個：①通過各種規(guī)章制度和人為努力使部門之間或者關(guān)系企業(yè)之間形成密切配合的關(guān)系，使整個公司在運作過程中成為一個高速并且穩(wěn)定運轉(zhuǎn)的整體；②用合理的成本換來員工最高的工作積極性，提高工作效率完成公司目標發(fā)展任務(wù)。

一般常見的員工績效考核是以業(yè)績?yōu)閷?dǎo)向的考核方式，而職能部門沒有業(yè)績指標，行政職能人員的工作很難進行量化，如果仍然采用業(yè)績考核方式，往往不太科學(xué)，也不太準確。行政管理人員的工作流程基本上屬于公司核心業(yè)務(wù)流程以外的輔助流程，工作性質(zhì)主要為支持、服務(wù)。其工作本身具有以下五大特點：

第一：工作難以量化。行政人員的工作結(jié)果很難用定量的數(shù)據(jù)來衡量，往往需要通過定性指標來判斷，這就很難避免判斷過程中的主觀性。

第二：工作內(nèi)容往往為某項事件的過程，成果不顯化。這將加大考核者對行政人員工作質(zhì)量的判斷難度。

第三：臨時性工作任務(wù)多，計劃性不強。相對而言，在日常工作中，行政人員與本職工作相關(guān)的臨時性工作任務(wù)較多，有些企業(yè)中某些行政崗位人員的臨時性工作甚至占到了其工作量的40%以上。這將直接影響考核人對行政人員考核重點的關(guān)注。

第四：行政部門內(nèi)部存在著大量臨時性的團隊合作式工作。面對越來越激烈的市場競爭，精簡人員、提高效率已成為企業(yè)加強內(nèi)部管理的手段之一。這種情況下，行政部門越來越多地采用人員互為A、B角的工作方式，倡導(dǎo)并實行部門內(nèi)部團隊合作，在工作繁忙或臨時追加工作時，往往會調(diào)動部門大部分甚至全部人員開展某項工作。這將增加考核者判斷每個行政人員在團隊工作中表現(xiàn)的難度。

第五：需要協(xié)調(diào)橫向、縱向的相關(guān)部門開展工作。工作本身需要做大量內(nèi)外部協(xié)調(diào)，協(xié)調(diào)的質(zhì)量會影響到相關(guān)部門的業(yè)績，甚至企業(yè)的業(yè)績。因此對其工作質(zhì)量的衡量可能會涉及多個考核者。

基于行政職能人員本身的工作特點，華恒智信團隊的趙磊老師認為可以從以下兩個方面進行績效考核和評估：

1. 采用以成績?yōu)閷?dǎo)向的考核方式。即從能夠反映行政職能人員工作特點的方面進行考核，從職責定位角度出發(fā)可以分為四個維度：監(jiān)控監(jiān)管維度、服務(wù)維度、個人效率維度以及組織協(xié)調(diào)維度，根據(jù)各個崗位的特點和實際情況從不同的維度進行考核，設(shè)計相適應(yīng)的的考核指標。例如，監(jiān)控監(jiān)管維度更加注重的是行政人員在工作中的細致性和完成工作的無紕漏，會涉及企業(yè)的安全生產(chǎn)，其他員工的工作態(tài)度等一些責任比較重大的事情。

這種考核方式的優(yōu)點是可以根據(jù)考核指標來確定行政人員的成績，對號入座地對其進行考核。但是這種考核方式往往比較主觀，考核指標往往也會存在一定的偏差，所以在考核的時候要謹記公平這一原則。

2. 履職情況的考核。職能人員在工作中往往無法明確工作量，比較有效的方法是從時間管理角度出發(fā)進行考核，以完成任務(wù)的時間約定作為職責履職情況考核的標準。公司可以根據(jù)前人的經(jīng)驗或者現(xiàn)職工完成任務(wù)的平均時間為標準，讓員工在規(guī)定的時間內(nèi)完成分配的任務(wù)。

這一考核方式建立在量化的基礎(chǔ)上，員工在完成任務(wù)的時候會有一個比較明確的目的，結(jié)果也會比較客觀化。但是由于行政人員在很多情況下工作的突發(fā)情況比較多，工作時間也具有很多的不確定性，強制性地令其在規(guī)定時間內(nèi)完成任務(wù)可能會導(dǎo)致工作質(zhì)量的下降和員工抱怨的增多。

行政管理工作可以說是千頭萬緒、紛繁復(fù)雜。企業(yè)行政人員每天都面臨著大量的、瑣碎的、不起眼的事務(wù)，作為企業(yè)的“調(diào)研員”、上傳下達的“宣傳員”、幫助企業(yè)工作的“服務(wù)員”、提供資料情報的“信息員”。行政管理人員的工作很復(fù)雜，而其工作的考核方式對企業(yè)來說也是一大難點�；�于以上結(jié)論，華恒智信團隊認為：行政職能人員的績效可以結(jié)合工作成績和履職情況兩個方面進行考核，因工作崗位的不同，工作價值的不同，工作效率的不同，制定不同的具體針對性和工作特色的考核方式，最終效果會更好。

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