很多企業(yè)之所以不能充分授權(quán),主要是由于企業(yè)沒有建立有效的內(nèi)部管控機制。企業(yè)若要解決授權(quán)又不失控的問題,就需提高規(guī)范內(nèi)部流程和建立管控機制的能力。
組織是企業(yè)經(jīng)營管理的支撐系統(tǒng),對企業(yè)組織人力資源管理診斷是管理咨詢的基礎(chǔ)。企業(yè)組織診斷包括對企業(yè)的組織機構(gòu)、部門設(shè)置、流程要素和授權(quán)管控等體系進行分析,判斷其能否支撐企業(yè)各項經(jīng)營活動的有效運作和促成企業(yè)戰(zhàn)略目標(biāo)的實現(xiàn)。
在咨詢實踐中,盡管不同企業(yè)所處的行業(yè)不同,但對于處在快速發(fā)展期的中小企業(yè)組織行為診斷還是必要的內(nèi)容。以人力資源咨詢服務(wù)為工作對象的華恒智信顧問團隊根據(jù)多年來進行企業(yè)診斷的經(jīng)驗,將中小企業(yè)中人力資源管理診斷出現(xiàn)的問題進行如下匯總,希望引起關(guān)注。
一、戰(zhàn)略方向不明,組織機構(gòu)缺乏前瞻性
組織結(jié)構(gòu)設(shè)計應(yīng)以支持公司的發(fā)展戰(zhàn)略、經(jīng)營、管理的有效實施,改善資源配置效率、培養(yǎng)核心競爭力為目標(biāo)。企業(yè)戰(zhàn)略是企業(yè)階段性工作的目標(biāo),也是階段性凝聚企業(yè)力量、調(diào)整企業(yè)內(nèi)外關(guān)系的基準和原則,還是企業(yè)組織設(shè)計的基本依據(jù)。但國內(nèi)中小企業(yè)有明確戰(zhàn)略的卻不多,有的企業(yè)僅有大概的方向或年度經(jīng)營計劃,有的甚至就是摸著石頭過河,走一步看一步。
盡管很多中小企業(yè)沒有明確的戰(zhàn)略,但這些企業(yè)基本都有明確的組織機構(gòu),其組織機構(gòu)往往是根據(jù)企業(yè)的現(xiàn)有業(yè)務(wù)特點或現(xiàn)有人員能力設(shè)計。這樣設(shè)計的組織機構(gòu)缺乏戰(zhàn)略前瞻性,往往隨著企業(yè)業(yè)務(wù)變化年年都要調(diào)整,有的甚至一年要調(diào)整多次,組織機構(gòu)的調(diào)整勢必造成部門組閣和人員調(diào)整頻繁,增加企業(yè)的管理成本,降低管理效率。由于戰(zhàn)略不明晰,企業(yè)在組織機構(gòu)設(shè)置時對外部變化缺少預(yù)期和必要的準備,當(dāng)外部環(huán)境變化時,企業(yè)只能疲于應(yīng)對。
二、管理層級多,管理角色錯位
企業(yè)的管理層級與企業(yè)的規(guī)模、管控模式和行業(yè)特點相關(guān),通常管理層級越多,其管控難度就越大,響應(yīng)反饋的時間就越長。但有的企業(yè)由于歷史原因,也有的是為了對外聯(lián)系方便,在企業(yè)設(shè)了各級副總、副經(jīng)理和助理等。我所咨詢過的一個200多人的企業(yè),從普通員工到董事長共有11個級別,員工匯報工作要逐層逐級匯報審批,嚴重影響了工作效率。
管理層級多,管理人員就相對增加,管理者又不能沒有事做,只能是副總做總監(jiān)的工作,總監(jiān)做部門經(jīng)理的工作,造成管理角色錯位,對公司來說也是“大材小用”,人才資源的浪費。
由于高層管理者參與細節(jié)性的事務(wù)很多,基層員工和中層管理者也就不積極,所有事情往上集中,有的高層就會誤認為“下面的人能力有限,無培養(yǎng)價值”,造成企業(yè)“內(nèi)部有才不用卻外部高薪求賢,空降兵因無空間施展能力又流失”的惡性循環(huán)。
造成企業(yè)管理層級多、管理角色錯位的根源往往是企業(yè)的職位通道單一,只有行政序列一個通道,而企業(yè)又要提拔新人,只能設(shè)置更多的行政級別。企業(yè)只有設(shè)置多通道的職位序列,建立任職資格認證機制,讓不同職位的人根據(jù)能力特點在不同序列發(fā)展,才能達到減少管理層級,提升管理效率的目的。否則單獨采取取消某一級別的方法,既會造成人員調(diào)整的內(nèi)部混亂,也會造成內(nèi)部人才的流失。
三、部門職責(zé)不清,出現(xiàn)職能重疊和空白
部門職責(zé)不清是組織診斷中最常見的問題,主要表現(xiàn)在有的商貿(mào)類企業(yè)市場部和銷售部在促銷活動和對外媒體宣傳上有重疊,生產(chǎn)型企業(yè)的采購部和設(shè)備部在專業(yè)設(shè)備采購詢價比價上有重疊,以及人力資源部和辦公室在員工辦公秩序管理上有重疊等。除了職能重疊外,職能空白也很常見,中小企業(yè)經(jīng)常在戰(zhàn)略規(guī)劃和企業(yè)文化建設(shè)等方面的職能出現(xiàn)空白。
出現(xiàn)職能重疊和空白的直接后果就是有的事沒人做,有的事大家爭著做,造成部門之間的產(chǎn)生矛盾,浪費公司資源,影響工作效率和質(zhì)量,一段時間后還會嚴重挫傷員工的工作積極性。
四、企業(yè)內(nèi)控體系不完整,責(zé)權(quán)不統(tǒng)一
企業(yè)的權(quán)力主要分人權(quán)、財權(quán)和事權(quán)。人權(quán)包括人事任免權(quán)、人事指揮權(quán)、人事考核權(quán)、人員薪酬調(diào)整權(quán)和人事獎懲權(quán)等,財權(quán)包括資金預(yù)算權(quán)、資金支付權(quán)、資產(chǎn)使用權(quán)和資產(chǎn)處置權(quán)等,事權(quán)也就是履行職責(zé)、開展工作的業(yè)務(wù)活動權(quán)。
責(zé)、權(quán)不統(tǒng)一的問題是咨詢診斷中談及最多的組織問題,一方面企業(yè)的中層管理人員普遍反映是責(zé)任多、權(quán)力少,另一方面公司老板又覺得下屬大事小事都要找自己定。
由于不能有效授權(quán),企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)都感覺很累,能力、精力完全受制,企業(yè)高管就出現(xiàn)了“大領(lǐng)導(dǎo)跑市場、小領(lǐng)導(dǎo)跑管理“的現(xiàn)象,“情況”層層匯報,“指示”層層下達,容易導(dǎo)致效率低下,推卸責(zé)任,同時影響主動性,增加協(xié)調(diào)成本。同時權(quán)限過于集中于高層,也會使高層陷入大量事務(wù)性工作中,不利于高層考慮企業(yè)戰(zhàn)略發(fā)展等重要問題。
企業(yè)不向下授權(quán)不行,授權(quán)超越必要的控制也不行。很多企業(yè)之所以不能充分授權(quán),主要是由于企業(yè)沒有建立有效的內(nèi)部管控機制。企業(yè)若要解決授權(quán)又不失控的問題,就需提高規(guī)范內(nèi)部流程和建立管控機制的能力。
五、部門協(xié)同差,組織效率低
提升組織效率的實質(zhì)是全體員工工作行為的協(xié)同、一致和有效,實現(xiàn)1+1>2的效應(yīng)。但在管理咨詢過程中員工反映“部門之間存在壁壘,推諉和扯皮現(xiàn)象”的現(xiàn)象還是常見的,有的員工甚至有“有時候跟內(nèi)部部門之間的合作還不如跟外部單位的合作”的心理。
在診斷中我們發(fā)現(xiàn)部門協(xié)同差的主要是由于企業(yè)沒有規(guī)范的管理流程、部門之間的溝通機會少和企業(yè)文化中的融合氣氛不濃等造成的。組織效率問題是一個全面的系統(tǒng)問題,有賴于企業(yè)的管理流程系統(tǒng)、企業(yè)文化系統(tǒng)和領(lǐng)導(dǎo)力系統(tǒng)的有效引導(dǎo)和支撐。