【高效流程與管理制度】迪特尼公司員工溝通制度

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【關(guān)鍵詞】溝通制度 外資企業(yè) 迪特尼
迪特尼•包威斯公司，是一家擁有12000余名員工的大公司，它早在20年前就認(rèn)識到員工意見溝通的重要性，并且不斷地加以實踐。現(xiàn)在，公司的員工意見溝通系統(tǒng)已經(jīng)相當(dāng)成熟和完善。特別是在80年代，面臨全球的經(jīng)濟(jì)不景氣，這一系統(tǒng)對提高公司勞動生產(chǎn)率發(fā)揮了巨大的作用。
公司的"員工意見溝通"系統(tǒng)是建立在這樣一個基本原則之上的:個人或機(jī)構(gòu)一旦購買了迪特尼公司的股票，他就有權(quán)知道公司的完整財務(wù)資料，并得到有關(guān)資料的定期報告。
本公司的員工，也有權(quán)知道并得到這些財務(wù)資料，和一些更詳盡的管理資料。迪特尼公司的員工意見溝通系統(tǒng)主要分為兩個部分:一是每月舉行的員工協(xié)調(diào)會議，二是每年舉辦的主管匯報和員工大會。
　　(一)員工協(xié)調(diào)會議
　　早在20年前，迪特尼•包威斯公司就開始試行員工協(xié)調(diào)會議，員工協(xié)調(diào)會議是每月舉行一次的公開討論會。在會議中，管理人員和員工共聚一堂，商討一些彼此關(guān)心的問題。無論在公司的總部、各部門、各基層組織都舉行協(xié)調(diào)會議。這看起來有些像法院結(jié)構(gòu)，從地方到中央，逐層反映上去，公司總部的協(xié)調(diào)會議是標(biāo)準(zhǔn)的雙向意見溝通系統(tǒng)。
　　在開會之前，員工可事先將建議或怨言反映給參加會議的員工代表，代表們將在協(xié)調(diào)會議上把意見轉(zhuǎn)讓給管理部門，管理部門也可以利用這個機(jī)會，同時將公司政策和計劃講解給代表們聽，相互之間進(jìn)行廣泛的討論。
　　在員工協(xié)調(diào)會議上都討論些什么呢?這里摘錄一些資料，可以看出大致情形。
　　問:公司新設(shè)置的自動餐廳的四周墻上一片空白，很不美觀，可不可以搞一些裝飾?答:公司在做預(yù)算，準(zhǔn)備布置這片空白。
　　問:管理部門已擬工作8年后才有3個星期的休假，管理部門能否放寬規(guī)定，將限期改為5年?
　　答:公司的在這方面作了很大的努力，諸如團(tuán)體保險、員工保險、退休金福利計劃、增產(chǎn)獎勵計劃、意見獎勵計劃和休假計劃等。我們將繼續(xù)秉承以往精神，考慮這一問題，并呈報上級，如果批準(zhǔn)了，將在整個公司實行。
　　問:可否對剛病愈的員工行個方便，使他們在復(fù)原期內(nèi)，擔(dān)任一些較輕松的工作。
　　答:根據(jù)公司醫(yī)生的建議，給予個別對待，只要這些員工經(jīng)醫(yī)生證明，每周工作不得超30個小時，但最后的決定權(quán)在醫(yī)生。
　　問:公司有時要求員工星期六加班，是不是強迫性的?如果某位員工不愿意在星期六加班，公司是否會算他曠工?答:除非重新規(guī)定員工工作時間。否則，星期六加班是屬于自愿的。在銷售高峰期，如果大家都愿加班，而少數(shù)不愿加班，應(yīng)仔細(xì)了解其原因，并盡力加以解決。
　　要將迪特尼12000多名職工的意見充分溝通，就必須將協(xié)調(diào)會議分成若干層次。實際上，公司內(nèi)共有90多個這類組織。如果有問題在基層協(xié)調(diào)會議上不能解決，將逐級反映上去，直到有滿意的答復(fù)為止。事關(guān)公司的總政策，那一定要在首席代表會議上才能決定�？偛扛呒壒芾砣藛T認(rèn)為意見可行，就立即采取行動，認(rèn)為意見不可行，也得把不可行的理由向大家解釋。員工協(xié)調(diào)會議的開會時間沒有硬性規(guī)定，一般都是一周前在布告牌上通知。為保證員工意見能迅速逐級反映上去，基層員工協(xié)調(diào)會議應(yīng)先開。
　　同時，迪特尼公司也鼓勵員工參與另一種形式的意見溝通。公司在四處安裝了許多意見箱，員工可以隨時將自己的問題或意見投到意見箱里。
　　為配合這一計劃實行，公司還特別制定了一些獎勵規(guī)定，凡是員工意見經(jīng)采納后，產(chǎn)生了顯著效果的，公司將給予優(yōu)厚的獎勵。令人欣慰的是，公司從這些意見箱里獲得了許多寶貴的建議。
　　如果員工對這種間接的意見溝通方式不滿意，還可以用更直接的方式來面對面和管理人員交換意見。
　　(二)主管匯報
　　對員工來說，迪特尼公司主管匯報、員工大會的性質(zhì)，和每年的股東財務(wù)報告、股東大會相類似。公司員工每人可以接到一份詳細(xì)的公司年終報告。
　　這份主管匯報有20多頁，包括公司發(fā)展情況、財務(wù)報表分析、員工福利改善、公司面臨的挑戰(zhàn)以及對協(xié)調(diào)會議所提出的主要問題的解答等。公司各部門接到主管匯報后，就開始召開員工大會。
　　(三)員工大會
　　員工大會都是利用上班時間召開的，每次人數(shù)不超過250人，時間大約3小時，大多在規(guī)模比較大的部門里召開，由總公司委派代表主持會議，各部門負(fù)責(zé)人參加。會議先由主席報告公司的財務(wù)狀況和員工的薪金、福利、分紅等與員工有切身關(guān)系的問題，然后便開始問答式的討論。
　　這里有關(guān)個人問題是禁止提出的。員工大會不同于員工協(xié)調(diào)會議，提出來的問題一定要具有一般性、客觀性，只要不是個人問題，總公司代表一律盡可能予以迅速解答。員工大會比較歡迎預(yù)先提出問題的這種方式，因為這樣可以事先充分準(zhǔn)備，不過大會也接受臨時性的提議。
　　下列列舉一些討論的資料:
　　問:本公司高級管理人員的收入太少了，公司是否準(zhǔn)備采取措施加以調(diào)整?答:選擇比較對象很重要。如果選錯了參考對象，就無法作出客觀評價，與同行業(yè)比較起來，本公司高層管理人員的薪金和紅利等收入并不少。
　　問:本公司在目前經(jīng)濟(jì)不景氣時，有無解雇員工的計劃?答:在可預(yù)見的未來，公司并無這種計劃。
　　問:現(xiàn)在將公司員工的退休基金投資在債務(wù)上是否太危險了?答:近來債券一直是一種很好的投資，雖然現(xiàn)在比較不景氣，但是立即將這些債券脫手，將會造成很大損失，為了這些投資，公司專門委托了幾位財務(wù)專家處理，他們的意見是值得我們考慮的。
　　迪特尼公司每年在總部要先后舉行10余次的員工大會，在各部門要舉行100多次員工大會。那么，迪特尼公司員工意見溝通系統(tǒng)的效果究竟如何呢?在80年代全球經(jīng)濟(jì)衰退中，迪特尼公司的生產(chǎn)率每年平均以10%以上的速度遞增。公司員工的缺勤率低于3%，流動率低于12%，在同行業(yè)最低。
　　許多公司經(jīng)常向迪特尼公司要一些有關(guān)意見溝通系統(tǒng)的資料，以作參考。
人力資源專家華恒智信點評：
大企業(yè)的信息傳遞和溝通效果往往比不上相對較小的企業(yè)。建立什么制度才能夠確保組織的信息傳遞效果？迪特尼公司的"員工意見溝通"系統(tǒng)給了我們?nèi)缦碌膯⑹荆?br /> 首先，尊重員工的知情權(quán)。迪特尼•包威斯公司認(rèn)為：個人或機(jī)構(gòu)一旦購買了迪特尼公司的股票，他就有權(quán)知道公司的完整財務(wù)資料，并得到有關(guān)資料的定期報告。這個原則體現(xiàn)了公司對員工知情權(quán)的尊重，把員工當(dāng)成企業(yè)的一份子，加深了員工對企業(yè)的歸屬感，員工的意見和建議可以得到尊重和反饋，好的意見甚至可以得到獎勵，也激勵了員工努力通過溝通讓公司運營得更好。
第二，溝通形式還可以更多樣，學(xué)會運用非正式的方式。迪特尼的案例提到的溝通制度都比較正式，也有通過意見箱形式來表現(xiàn)的。其實，采用會議形式的溝通一方面耗時耗力，對于可以參與的人員也不是全體員工，在時間和空間上也有一定的限制，另一方面，氛圍正式也可能讓一些員工不敢提出自己的觀點和看法。學(xué)會運用非正式的溝通方式：電子郵件，BBS，員工業(yè)余活動等形式也是企業(yè)溝通的一種好方法。

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