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【關(guān)鍵詞】 企業(yè)培訓(xùn) 績(jī)效技術(shù) 培訓(xùn)需求
如何在實(shí)際工作中做好培訓(xùn)需求確認(rèn)，一直被視為培訓(xùn)工作的一大難題。績(jī)效技術(shù)的引入，為解決這個(gè)難題提供了明確的指導(dǎo)。我們將通過下面的案例，與大家分享績(jī)效技術(shù)是如何應(yīng)用在確認(rèn)培訓(xùn)需求中。
財(cái)務(wù)部門的培訓(xùn)需求
A公司是一家大型機(jī)械設(shè)備制造與安裝公司。最近，該公司財(cái)務(wù)部門的預(yù)算與規(guī)劃經(jīng)理D，因?yàn)椴荒馨磿r(shí)提交分析和規(guī)劃報(bào)告，被上一級(jí)財(cái)務(wù)總監(jiān)認(rèn)為其執(zhí)行力不夠。這讓D覺得很委屈，他認(rèn)為不能按時(shí)交報(bào)告的主要原因不在他自身，而是各部門每周沒有按公司要求提交數(shù)據(jù)。
經(jīng)過與D的溝通，財(cái)務(wù)總監(jiān)也認(rèn)為各部門參與數(shù)據(jù)提交的人積極性不夠，執(zhí)行力差，并在時(shí)間管理、跨部門溝通上也有問題。
因此，財(cái)務(wù)部門向培訓(xùn)部門提出了培訓(xùn)需求，希望培訓(xùn)部門給各部門所有需要提交數(shù)據(jù)的人，安排能夠提升他們時(shí)間管理與跨部門溝通能力的培訓(xùn)項(xiàng)目。
身為績(jī)效改進(jìn)顧問的人力資源部經(jīng)理T，并沒有著急安排培訓(xùn)項(xiàng)目，他深知培訓(xùn)需求分為四種：
第一種是業(yè)務(wù)需求，通常是組織的目標(biāo)；
第二種是績(jī)效需求，即基于業(yè)務(wù)需求，需要員工在崗位上的行為要求；
第三種是培訓(xùn)需求，即為了達(dá)成業(yè)務(wù)，員工必須學(xué)習(xí)什么；
第四種是工作環(huán)境需求，為了達(dá)成組織的既定績(jī)效，工作環(huán)境中的哪些系統(tǒng)和程序必須做出的調(diào)整。
如果為了滿足業(yè)務(wù)需要而提高績(jī)效，那么績(jī)效與業(yè)務(wù)需求必須與所有培訓(xùn)需求一同確定。此外，如有必要還要改變工作環(huán)境。因此，在項(xiàng)目實(shí)施前期，首要的任務(wù)是通過績(jī)效分析明確事實(shí)和績(jī)效差距，再針對(duì)差距分析問題產(chǎn)生的真正原因，明確有效的培訓(xùn)需求。
績(jī)效分析
資料收集
績(jī)效分析的前提是明確事實(shí)。人力資源部經(jīng)理T先向D找來了那些超時(shí)提交或不合格的文件、分析和規(guī)劃報(bào)告、職位說明書等現(xiàn)有資料，并進(jìn)行分析，詳細(xì)了解了數(shù)據(jù)上傳的工作流程。
訪談?wù){(diào)研
完成資料收集后的，T根據(jù)公司的組織架構(gòu)和數(shù)據(jù)上傳流程，確定了訪談的關(guān)鍵人群和關(guān)鍵事件。
訪談人群包括預(yù)算和規(guī)劃經(jīng)理、收集和傳送數(shù)據(jù)的人，各部門匯總和審核數(shù)據(jù)的主管或副總裁等。T和他的人力資源團(tuán)隊(duì)從組織、流程和員工三個(gè)層面出發(fā)，仔細(xì)思考并明確了訪談需要了解的關(guān)鍵事件。
深度取證
為深入了解流程中的關(guān)鍵信息，T及其團(tuán)隊(duì)將數(shù)據(jù)收集涉及到的部門、參與人員、參與人數(shù)、關(guān)鍵動(dòng)作、時(shí)間投入、收集信息、遲交記錄、有效率等信息進(jìn)行了詳細(xì)的分析和匯總。
綜合判斷
通過對(duì)資料收集、訪談以及關(guān)鍵信息的分析，T及其團(tuán)隊(duì)分別從組織層面、流程層面及員工層面，了解到現(xiàn)狀和目標(biāo)。一個(gè)績(jī)效問題往往由眾多因素組成，如果問題被界定的太廣，也會(huì)增加問題解決的難度，因此，采用計(jì)分卡工具對(duì)問題進(jìn)行分解和綜合判斷，并明確每個(gè)子問題的績(jī)效差距。
原因分析
在明確績(jī)效問題后，只有找到導(dǎo)致問題的核心原因，才能夠事半功倍地解決問題。面對(duì)系統(tǒng)不統(tǒng)一、要求不明確，中間環(huán)節(jié)過多等現(xiàn)實(shí)差距，找到根本原因成了T現(xiàn)在最棘手的工作。因?yàn)橹辽佻F(xiàn)在看來，單純的職業(yè)化培訓(xùn)一定不能解決這些問題。
T和他的團(tuán)隊(duì)通過頭腦風(fēng)暴、魚骨圖、MECE原則，Why-why等分析工具分別從組織、流程及員工三個(gè)層面對(duì)每一條差距列出了可能的原因。
明確需求
T及其團(tuán)隊(duì)在確認(rèn)差距及原因分析無誤后，針對(duì)每一項(xiàng)原因明確了培訓(xùn)需求，最后通過優(yōu)選矩陣從需要性、適當(dāng)性、可行性、經(jīng)濟(jì)性、接受性等維度，對(duì)培訓(xùn)需求進(jìn)行優(yōu)先級(jí)排序，并選擇整理了以下五項(xiàng)重點(diǎn)需求：
1.讓各部門就應(yīng)用統(tǒng)一系統(tǒng)達(dá)成一致，并將使用細(xì)則傳達(dá)給員工；
2.明確數(shù)據(jù)收集的意義和價(jià)值，并傳達(dá)給員工；
3.統(tǒng)一數(shù)據(jù)收集的標(biāo)準(zhǔn)和所需收集的內(nèi)容，并傳達(dá)給員工；
4.明確收集人員的工作職責(zé)，并傳達(dá)給員工；
5.提高數(shù)據(jù)收集人員的報(bào)告寫作能力。
針對(duì)上述需求的第一到第四點(diǎn)，T和他得團(tuán)隊(duì)定制化開發(fā)了一門“突破數(shù)據(jù)收集與分析瓶頸”課程，課程內(nèi)容包括數(shù)據(jù)收集的目的與意義、標(biāo)準(zhǔn)與規(guī)范、職責(zé)與要求、工具與方法以及系統(tǒng)使用細(xì)則等內(nèi)容。
針對(duì)上述需求的第五點(diǎn)，T和他得團(tuán)隊(duì)引進(jìn)了一門“結(jié)構(gòu)性思維訓(xùn)練——商務(wù)寫作”的標(biāo)準(zhǔn)課程，重點(diǎn)幫助數(shù)據(jù)收集人員，提升報(bào)告撰寫能力。
通過上述一系列工作，人力資源部門設(shè)計(jì)出了針對(duì)性的系列課程，有效地幫助財(cái)務(wù)部門解決了問題，促進(jìn)了績(jī)效改善。
在培訓(xùn)中，對(duì)培訓(xùn)需求的確認(rèn)是必不可少的環(huán)節(jié)。因?yàn)橹挥写_認(rèn)了需求，培訓(xùn)才是有目的性的、有針對(duì)性的和有效率的培訓(xùn)。本例中，A公司通過將績(jī)效管理技術(shù)（如記分卡）應(yīng)用于培訓(xùn)需求的確認(rèn)中，明確了事實(shí)和績(jī)效差距，再針對(duì)差距分析問題產(chǎn)生的真正原因，明確了有效的培訓(xùn)需求。這種靈活應(yīng)用績(jī)效管理技術(shù)的方式值得其他企業(yè)學(xué)習(xí)。
華恒智信認(rèn)為，確認(rèn)培訓(xùn)需求，還可以從以下三個(gè)方面入手：
一、組織分析。首先要明確，組織戰(zhàn)略是否調(diào)整。其次，組織是否存在重大變革的機(jī)會(huì)，比如兼并或戰(zhàn)略重組。往往組織的重大變革要想順利有效地進(jìn)開展，勢(shì)必要求組織及其成員具備相應(yīng)的技能或知識(shí)。最后，組織近期或未來是否引進(jìn)新技術(shù)或采用新的工藝也是確定組織及其成員培訓(xùn)需求的來源之一。
二、工作任務(wù)分析。人力資源管理者必須了解崗位工作任務(wù)，了解員工勝任崗位工作任務(wù)需要哪些能力，而現(xiàn)階段員工缺乏的能力是什么。再針對(duì)這些缺少的能力進(jìn)行專項(xiàng)培訓(xùn)。
三、人員分析。從人員的角度了解組織哪個(gè)個(gè)體成員的績(jī)效水平不符合組織的要求，而導(dǎo)致他不符合要求的原因是什么，缺乏哪一項(xiàng)能力。
經(jīng)過前述三個(gè)方面的分析，可以將與知識(shí)、技能相關(guān)的需求整合匯總，再結(jié)合組織發(fā)展戰(zhàn)略、個(gè)體職業(yè)生涯規(guī)劃管理來進(jìn)行充分考慮，通過這種方式總結(jié)出來的培訓(xùn)需求具有針對(duì)性和可操作性。
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